Haarlem is een evenementenstad. Op de Grote Markt, langs het Spaarne, in de Haarlemmerhout en in de wijken staat het hele jaar door iets. Wie zelf iets wil organiseren, van een straatbarbecue tot een meerdaags festival, krijgt met een aantal regels te maken, en die zijn er vooral om te zorgen dat het veilig blijft en dat de buurt het volhoudt.
Klein of groot maakt het verschil
De gemeente werkt met categorieën. Een klein evenement met weinig bezoekers, weinig geluid en zonder afsluiting van een doorgaande weg kun je vaak met een melding afdoen. Zodra er meer mensen komen, er versterkt geluid is, er alcohol wordt geschonken of de weg dicht moet, heb je een evenementenvergunning nodig. Dat onderscheid bepaalt hoeveel werk je aanvraag is en hoeveel tijd je moet uittrekken.
Begin op tijd
Voor een vergunningplichtig evenement gelden ruime indieningstermijnen, en die worden serieus gehanteerd omdat politie, brandweer en de veiligheidsregio erover moeten adviseren. Voor een groot evenement praat je over maanden vooruit, voor een kleine buurtactiviteit over weken. Te laat indienen betekent in de praktijk geen vergunning, hoe leuk het plan ook is.
Wat er in een aanvraag hoort
- Wat het is, wanneer het is en hoe lang het duurt, inclusief opbouw en afbouw.
- Een plattegrond met de opstelling, de nooduitgangen en de doorgang voor hulpdiensten.
- Het verwachte aantal bezoekers en hoe je dat gaat begeleiden.
- Een veiligheidsplan, met beveiliging, ehbo en een ontruimingsscenario bij grotere evenementen.
- Een geluidsplan, met de opstelling van de installatie en de richting van de speakers.
- Hoe je omgaat met afval, sanitair en het herstel van het terrein.
Geluid en de buurt
In een compacte stad als Haarlem woont er altijd iemand vlakbij. Er gelden normen voor geluid en eindtijden, en die zijn per locatie verschillend. Informeer de omwonenden vooraf met een brief, niet omdat het moet maar omdat het werkt. Een buurt die weet wat er komt en waar zij terechtkan met een vraag, klaagt aantoonbaar minder dan een buurt die op zaterdagochtend een podium ziet staan.
De locatie bepaalt veel
Op de Grote Markt sta je tussen monumenten en boven kabels en leidingen, met beperkingen voor verankering en zwaar materieel. In de Haarlemmerhout sta je in een oud stadsbos met bomen die bescherming genieten, dus rijplaten en afzetting rond de wortelzones zijn dan onderwerp van gesprek. Langs het Spaarne speelt de doorvaart mee. Kies je locatie dus niet alleen op sfeer maar ook op wat er praktisch kan.
Wat er nog meer bij komt kijken
Schenk je alcohol, dan heb je een ontheffing nodig en moet er iemand met de juiste papieren aanwezig zijn. Verkoop je eten, dan gelden hygiëne-eisen. Is er een loterij of een prijsvraag, dan geldt daar aparte regelgeving voor. Zet je een tent of een tribune neer, dan wordt er naar de constructie gekeken. En bij een straatfeest waarvoor de weg dicht moet, is een verkeersbesluit of een ontheffing nodig.
Een straatfeest of buurtactiviteit
Voor een gewoon straatfeest met de buren is de drempel bewust laag. Meestal volstaat een melding, mits je de doorgang voor hulpdiensten vrijhoudt, er geen zware muziekinstallatie staat en je op een normale tijd stopt. Vraag het na bij de gemeente en betrek je wijkraad, want die kent de route en helpt vaak met de aanvraag en soms met een bijdrage uit het wijkbudget.
Na afloop
Laat het terrein achter zoals je het aantrof. Dat betekent afval afvoeren, sporen in het gras herstellen en schade melden. Organisatoren die dat netjes doen, krijgen het jaar erop makkelijker een vergunning, en dat is in een stad met veel aanvragen en weinig plekken een groter voordeel dan het klinkt.
